Episode 19: Balansekraft

Martine Hemstad Lyslid, podkastvert: For å møte økende utfordringer knyttet til å beholde og rekruttere medarbeidere, lange ventetider for pasienter og en negativ økonomisk utvikling, etablerte sykehuset et program, balansekraft, sykehusets egen satsning for å jobbe med disse områdene. I denne episoden møter vi viseadministrerende direktør Liv Marit Sundstøl som er programsjef og innsatsleder Helene Matri som leder arbeidet sykehuset gjør for å rekruttere og beholde medarbeidere. Hva gjør vi? Hvor skal vi? Og hvorfor gjør vi det? Du hører på Folk & Fag, en podkast fra Sykehuset Østfold. Hjertelig velkommen til oss, Liv Marit og Helene. Kan ikke dere starte med å fortelle litt om dere selv? 

Liv Marit, podkastgjest: Jeg heter Liv Marit Sundstøl og er nå viseadministrerende direktør. Grunnen til at jeg er her i dag, det tror jeg er fordi at jeg leder dette programmet som har fått navnet balansekraft. 

Helene, podkastgjest: Helene heter jeg. Jeg er her da, og jeg vet at jeg er her fordi det er balansekraft, Liv Marit. Jeg leder en av de tre bena som vi skal satse på i balansekraft, og det er å rekruttere og beholde. Så har jeg slengt på for min egen del, utvikle. Jeg tenker at det også er en viktig del av det benet mitt. 

Martine: Kan ikke vi, før vi drar ordentlig i gang, Liv Marit, introdusere oss til hva er program balansekraft? 

Liv Marit: Det skal jeg prøve å gjøre, og jeg kan i hvert fall si noe om hva som var bakgrunnen for at dette oppstod, kanskje først. Som mange vet, så var vi i en situasjon rett på nyåret, at vår administrerende direktør måtte gå, og Helge Stene-Johansen ble konstituert som administrerende direktør. Det første han så at måtte gjøres var å samle krefter for å løse noen av våre største utfordringer. Det er ikke noe grunn til å underslå at en av de viktigste grunnene var at vi hadde et underskudd på ca. 200 millioner kroner. Så det var nok den viktigste utløsende faktoren for at programmet ble etablert.  

Men så er vi også veldig klar på at hvis vi skal lykkes med å ha et ordentlig sykehus som gir gode tilbud til befolkningen og hvor folk ønsker å være, så må vi jobbe med mer enn å bare tenke penger. Vi må jobbe systematisk med å beholde og rekruttere folk. For uten fagfolk så greier ikke vi jobben vår. Vi ønsker at dette skal være et sted hvor folk ønsker å være, ønsker å komme til, får lyst til å tenke at Sykehuset Østfold, her vi vil være. Det er det ene viktige området, og vi ser også at på en del områder så får ikke pasientene det tilbudet som de fortjener å få, og som vi egentlig har plikt til å gi.  

Vi må også jobbe systematisk med å redusere fristbrudd og redusere ventetidene. Da har jeg nevnt to av områdene, to av beina som Helene var innom. Det ene er å rekruttere og beholde, det andre er å redusere ventelister og fristbrudd, og det tredje er å komme i økonomisk balanse. For uten det siste også, så har vi ikke midler til å investere, og vi trenger å investere i IKT-utstyr, medisinskteknisk utstyr, vi trenger bygg og utvidelse. Det er bakgrunnen, og programmet skal favne de tre hovedområdene. 

Martine: Det er et stort område da. Det er mye å jobbe med, mye og spennende. Det skal vi snakke litt mer om i denne episoden. Da skal vi ha fokus på det som handler om å rekruttere, beholde og utvikle medarbeidere, som du er en innsatsleder for, Helene. Vil du fortelle litt mer om det arbeidet du leder?  

Helene: Ja, det kan jeg høre. Det er sånn at i klinikk for medisin, jeg må starte der, for det var der vi i begynnelsen mistet mange gode fagfolk. Vi startet et prosjekt som var nettopp å beholde og rekruttere. Der gjorde vi en undersøkelse, både hos de som fortsatt jobber ved klinikken, og de som sluttet. Hva var det som var grunnen til at de sluttet, og hva er det som er grunnen til at de blir? Det var tre ting som gikk igjen. Det å bli sett og bli tatt på alvor, og det å få faglig utvikling, og ikke minst da fokus på lederrollen. Det har jeg tatt med meg inn i det overordnede arbeidet.  

Fordi det er ikke sånn at vi gjør noe forskjellig på klinikk for medisin. Vi er tross alt bare mennesker som jobber ved dette sykehuset. Jeg tror vi er ganske like når det kommer til hva vi er opptatt av for å ha det bra i jobben. Litt i forlengelsen av det Liv Marit sier, det å ha det godt på arbeidsplassen, at Sykehuset Østfold er et sted hvor du både får utvikle deg, men også at du har det bra. Så er det jo ikke noe nytt det som skjer i programmet. Vi har jobbet i Sykehuset Østfold i mange år med det som skjer. Men det som jeg synes er fint med programmet, det er at vi nå løfter dette til å bli et felles prosjekt. Og at det dermed blir et VI da. Jeg er opptatt av «vi’et», og at vi sammen kan vise frem hva vi gjør bra, men samtidig være bevisste på hva vi må gjøre bedre. 

Martine: Og det å kanskje samle ressurser, eller ikke ressurser, men tiltak som allerede gjøres også? 

Liv Marit: Ja, ikke minst. At vi skal prøve i større grad å gjøre tiltak som pågår kjent, og så prøve å koordinere det på en god måte. Det er også en tilleggsoppgave som vi har. 

Helene: Og gjennom det får man også flere områder til å skinne.  

Martine: Det er veldig bra. Viktig arbeid. Hvor er vi i løypa nå da med det arbeidet du leder? Hvor skal vi? 

Helene: Vi skal i hvert fall samle og finne ut av hva vi allerede gjør. Det vi har begynt med, bevare og rekruttere, det er jo et langsiktig arbeid. Det er mange som sier, ja hva er resultatet? Ja, vi har resultater, men det er også veldig viktig for meg som innsatsleder for det området å si at dette her er ikke noe som er quick fix. Det må vi jobbe med kontinuerlig. Og det er ikke sånn at vi kan si «Ja, nå er vi i mål». 

Det viktigste arbeidet er egentlig å si at dette må stå på dagsordenen hele tiden. Så er det noen små ting vi har begynt med, eller store ting. Jeg vil trekke fram at det kom et veldig fint vedtak i SLM (sykehusledermøtet) for LIS2 og 3 (leger i spesialisering). Fadderordning for alle LIS2 og 3. Det samme har skjedd for alle nyansatte ved klinikk for medisin. Alle sykepleiere som begynner der nå får en fadder. Det er viktig å si at en fadder, det er ikke det samme som en veileder. Det kan godt være veilederen, men det er ikke den samme oppgaven. Det handler mer om å få de ansatte inn i arbeidsmiljøet. Vi vet ganske mye om forskning som viser at hvis du blir raskt en del av arbeidsmiljøet, kommer fort på plass med hva som er de uskrevne reglene, og føler deg sett av kollegaene, så blir du. Der har vi et vindu på ganske kort tid. Det er viktig at en fadder er oppe og går raskt, og egentlig før en person blir ansatt. HR har jobbet ut et veldig godt dokument knyttet til hva en fadder skal gjøre, så det bruker vi. Det er et levende dokument som de ulike klinikkene kan gjøre til sitt. 

Liv Marit: Så kunne jeg slå et slag for seksjonslederrollen som også er et veldig viktig satsingsområde. Da tenker vi særlig på seksjonsledere på større døgnvirksomheter som kan ha opp til 120 medarbeidere. Når vi samtidig vet at alle ønsker å bli sett, alle ønsker som Helene sier, å få mulighet for utvikling, opplæring, og du skal følge opp sykefraværet, så er det en svær oppgave når du skal følge opp 120 mennesker.  

Vi jobber systematisk med å underlette deres arbeidsoppgaver på ulikt vis. Det ene kan være på organisatorisk måte, ved at man finner løsninger for å dele opp enheter. Noen steder har man to ledere, det finnes ulike måter man ser på teamorganisering, og nå har man jo startet opp en pilot i klinikk for medisin, for å se på et femte ledernivå. Det er det mer organisatoriske. I tillegg ser vi på arbeidsprosessene. Kan vi underlette arbeidet deres ved at mer er mulig å delegere? Det jobbes med elektroniske verktøy som vil kunne fungere bedre. Noen roboter blant annet, og teknologiske løsninger som gjør at arbeidet deres blir enklere. Det er noe av det som pågår. I tillegg er det å ha gode opplæringsprogram for nye ledere, introduksjonsprogram og utviklingsprogram, det er blant annet noe av det. 

Helene: I forlengelsen av det så vil jeg også si at vi har sett at det er mange lederoppgaver som lederen selv synes er vanskelig. Vi har tenkt at de trenger støtte. Vi har nå startet med arbeid inn mot sykefravær for eksempel, tidlig og tett på. Det har også fungert i sykehuset tidligere, men nå er det løftet inn i programmet. Der sier lederne selv at det er fint å få støtte fra HR til å kunne ha de samtalene som ikke alltid er så lett å ha. Det er også en viktig lederstøtte, trygge lederne i den rollen, og ikke minst også ha fokus på ansatte. Det å faktisk ta den ansatte på alvor, og som vi skal ha stor respekt for, for sykeordningene våre her i landet.  

Men det ligger også et stort potensial i sykeordningen hvis man er interessert i å ha en dialog med den ansatte. Det er bra for lederen, det er bra for den ansatte, og det er bra for kollegaene rundt. Det er jeg veldig glad for at nå er inne i programmet. Så skal det pågå nå til høsten, og deretter overtar læringsnettverket. Læringsnettverket er et nettverk som vil kunne ta de utfordringene som seksjonslederne og seksjonen selv belyser er en utfordring i seksjonen, og så jobbe systematisk gjennom et læringsnettverk. Tidlig og tett på går nå, og så går det rett over i læringsnettverket, også veldig bra, for da holder vi trykket oppe. Det er ikke bare et lederfokus, det er egentlig også et seksjonsfokus. Så det synes jeg er godt at programmet har tatt på alvor. Vi jobber systematisk hele veien og ikke bryter opp. 

Liv Marit: Det er ikke tvil om at vi har et sykefravær som er høyt. Nå er vi ikke alene i Norge blant sykehus med å ha et høyt sykefravær, for alle sliter med det. Men i noen av disse områdene ligger vi litt dårligere an enn andre. Det høye sykefraværet; en ting er at det koster mye i penger, men det koster også mye i belastning og ekstraarbeid for seksjonslederne som skal prøve å skaffe nok folk. Men det blir også mer belastning på medarbeidere som må jobbe ekstra, ta flere vakter enn de egentlig har lyst til å ha. Du skal ha fritid også, det er viktig det. Samtidig har vi slitt med å beholde og har måttet rekruttere mye nytt. Så har vi også sett at i tillegg til at vi sliter med å opprettholde nok mennesker på jobb, så blir jo kompetansen også lidende. Klinikk for medisin har sett det med en stor turnover, som koster penger selvfølgelig som vi var inne på, men det er noe med å ha de erfarne folkene tilgjengelig. Høy kompetanse er veldig viktig for pasientsikkerheten. 

Martine: Og det å ha nok folk på jobb også, i en hverdag som allerede er ganske travel. Jeg synes også det var interessant det dere nevnte med fadderordning. Vi vet at vi får mange unge ansatte i sykehus også. For mange er det jo det første møtet med arbeidslivet. Det ordentlige arbeidslivet. At ikke bare det at du kanskje er ny på en avdeling, nye mennesker, men du er kanskje ny i rollen din, ny som sykepleier, ny som helsefagarbeider. 

Helene: Det er et veldig godt poeng, for du må egentlig lære deg å være arbeidstaker. Hvem er det som kan lære deg det? Jo, den som har vært i det. Kanskje også er det noen ganger sånn at det er veldig viktig med lederrollen, men noen ganger kan det være fint å ha en som er på samme nivå som deg. Og så kan man si «hvordan var det der?» uten å løfte det til lederen. Men det er veldig viktig at fadderen og lederen har en god dialog og avklarer hvem som har hvilke roller. For det er noen viktige lederoppgaver knyttet til det å ha en nyansatt, og det skal ikke faderen ta. Så det er en avklaring der. 

Martine: Ja, det er viktig. Hvordan er det den enkelte medarbeider i sykehuset kan involvere seg i arbeidet med balansekraft? 

Liv Marit: Det er jo noe av det vi virkelig ønsker. En ting er at man starter i sykehusledermøtet og lager skissen til program og utvikler det og får det ned i lederlinjene. Men vi ønsker å få det helt ut. Så hver enkelt medarbeider kan tenke hvordan kan vi jobbe smartere og klokere her? Kan vi komme med innspill til å løse ting på en bedre måte? Jeg kan jo si at i klinikk for kirurgi så har de foreslått å ha «årets gjerrigknark». Det er med humor og et smil altså. Det er virkelig for å finne en sånn smart løsning på å spare noen ekstra kroner. Ja, det er en god løsning. Men det om hvordan du kan få arbeidshverdagen din til å fungere bedre. Gjør vi dobbelt arbeid som vi kunne droppe? Komme med innspill på det. Sløsing på ulikt vis. Sånt ønsker vi å få fram. Både gjennom lederlinja, meld det fra til lederen din, men vi har også en forbedringskasse som ligger på intranett under program balansekraft. Det drypper inn forslag hele tiden som vi svarer ut fortløpende. Stå på, kom med gode forslag, for det ligger det mye av ute, og det er der man har de beste løsningene. Så det vil vi veldig gjerne ha. 

Helene: Jeg vil tilføye at jeg synes det er fint når det innføres tiltak på seksjonen du jobber eller avdelingen du jobber. Så vær på en måte ivrig på de tiltakene. Få det til å fungere, men vær også åpne og ærlige på det som ikke fungerer. Det snakker vi mye om i prosjektet i klinikk for medisin. Det kan gå skeis, ikke sant? Så tenker man, ah nei, det funker ikke, og så forkaster man det. Men gi det tid, vær åpen om det som ikke fungerte. Tør å si at «Nei, dette gikk ikke, men kan vi kanskje endre kurs?» i stedet for å si at «Nei, dette funket ikke».  «Sånn er det alltid.» «Dette har vi prøvd før.» «Nei, det gikk ikke denne gangen heller.» Men kanskje er det fordi vi ikke er gode nok på å evaluere. Og i evaluering så ligger det å være åpne og ærlige på hva vi kan få til, men også det vi ikke får til, og så endre kurs. Det vil jeg oppfordre til når tiltakene kommer ut der. 

Martine: Så bra. Ser vi noen resultater allerede på tiltak som er innført? Nå er vi jo ganske i startgropa enda da, men ser vi noen effekter? 

Helene: Jeg maner alltid til at vi ikke skal mase med effektene. La nå prosessen gå sin gang. Men det jeg synes jeg ser når jeg snakker med folk rundt, er at det er en sånn iver rundt å jobbe med de tiltakene som man selv har kommet med og ønsker. Ja, ha eierskap til det. Jeg får mailer «Har du hørt at vi jobber med dette her? Det er noe som programmet bør vite om.» Det gleder meg at folk gjerne vil vise frem hva de gjør, og vil ha hjelp til å synes på det, og også dele. Det er mange som skriver at dette må du få ut til de andre klinikkene, vi gjør dette her på vår klinikk. Så det er et resultat i seg selv, synes jeg. 

Martine: Ja, og ingen endring funker hvis vi ikke får med oss folka heller. Så det har vi vært litt innpå. At man ser en iver og en motivasjon hos medarbeiderne til å ville være med å snu skuta litt. 

Liv Marit: Ja, og der sa du noe, for akkurat det med skuta er jo litt av det vi sier. Visse tankskip kan være tunge å snu. Det tar tid, og vi må ha respekt for at noe tar tid. Når det gjelder kulturarbeid, så er det krevende og tar tid, men vi har også et styre som er veldig klar på at vi må komme opp med noen økonomiske resultater ganske fort. Jeg opplever at vi har et styre som har forståelse for utfordringene, og sier tydelig at de støtter den planen vi har lagt. Men det er klart vi må vise økonomiske effekter, så jeg må dra innom den da, vet du.  

Det har vært jobba veldig godt med å synliggjøre potensial for økonomisk innsparing tilsvarende nesten 170 millioner kroner. Av disse så har vi greid å realisere 20 millioner per april. Med alle sånne beregninger er det mye risiko knyttet til om vi greier å nå disse målene, men vi jobber godt og systematisk, og vi er veldig tydelige på at de innsparingene vi skal få til, de skal vi klare uten at folk skal springe fortere. Vi skal finne løsninger ved å se på unødvendig dobbeltarbeid, sløsing innenfor området. Er det noe arbeid vi skal gjøre mindre av? Skal vi kutte ut visse ting uten at det går utover hverken medarbeidere eller pasienter? Det å finne disse tingene i fellesskap er målet vårt. Vi ønsker ikke å redusere bemanning, vi ønsker ikke å jobbe med den type tiltak, men vi har et klart mål om å få ned sykefraværet som vil gi en økonomisk gevinst, bedre arbeidsforhold og bedre pasientsikkerhet også. 

Martine: Ja, for det er noe med det du sier nå, at det handler ikke bare om at økonomien skal bli bedre og snu skuta økonomisk. Det er noe med at de tiltakene man gjør, kanskje vil gjøre at hverdagen blir litt bedre for den enkelte også. Som jo er et viktig tiltak igjen for at man har lyst til å bli, å orke å stå i jobben sin. 

Helene: Økonomi trenger ikke nødvendigvis å være en negativ tanke. Vi kan gjøre ting annerledes som har en økonomisk gevinst. Da vil jeg trekke frem oppgavedeling for eksempel. Det betyr ikke at vi skal bli mindre folk. Det betyr bare at vi skal gjøre oppgavene våre bedre og annerledes, og avlaste hverandre. Det er økonomisk innsparing i. Men det er ikke at sånn at vi skal kvitte oss med folka. Vi skal bare jobbe annerledes. Vi må være veldig forsiktige med å tenke at økonomi er et skummelt, stort troll som skal komme og ta oss og ødelegge hverdagen vår. Nei, det skal også hjelpe oss til å fortsatt være et høykompetent sykehus som skal gi gode tjenester til befolkningen i Østfold, det er viktig. 

Liv Marit: Og greier vi å rekruttere de spesialistene som vi mangler, så får vi sannsynligvis bedre kvalitet, vi får bedre kontinuitet, og det koster mye mindre. Så det er jo også et poeng som vi er opptatt av. 

Helene: Mitt håp er at Sykehuset Østfold fortsatt skal være et sted hvor vi har det bra, hvor vi ønsker å være, og hvor vi kan le på arbeidsplassen, samtidig som vi setter fag i framsetet. 

Martine: Veldig, veldig bra. Jeg tenker det er en veldig fin avslutning på denne episoden også, så tusen hjertelig takk til dere for at dere har delt fra det arbeidet dere står i, viktig arbeid. 

Du har nå hørt på Folk & Fag, en podkast fra Sykehuset Østfold. Du finner oss på Spotify, Apple Podcast og andre steder der du hører på podkast. Husk å følge oss for å få varsel når vi slipper nye episoder. 

Teksting av Nicolai Winther og Christine Mathiesen 

Martine Hemstad Lyslid, podkastvert: For å møte økende utfordringer knyttet til å beholde og rekruttere medarbeidere, lange ventetider for pasienter og en negativ økonomisk utvikling, etablerte sykehuset et program, balansekraft, sykehusets egen satsning for å jobbe med disse områdene. I denne episoden møter vi viseadministrerende direktør Liv Marit Sundstøl som er programsjef og innsatsleder Lin Bakker som koordinerer arbeidet sykehuset gjør med å korte ned ventetider for pasientene våre. Hva gjør vi? Hvor skal vi? Og hvorfor gjør vi det? Du hører på Folk & fag, en podkast fra Sykehuset Østfold. Hjertelig velkommen, Liv Marit og Lin. Kan ikke dere starte med å presentere dere selv? Hvem vil begynne? Lin? 

Lin Bakker, podkastgjest: Jeg heter Lin Bakker, jobber på kvalitet- og pasientsikkerhetsavdelingen, og har blitt innsatsleder for en av balansekraftbeina som heter redusere ventetid og fristbrudd. 

Liv Marit Sundstøl, podkastgjest: Og jeg heter Liv Marit Sundstøl, viseadministrerende direktør og ansvarlig for dette programmet. 

Martine: Veldig hyggelig å ha dere her. Kan ikke vi, før vi drar ordentlig i gang, Liv Marit, introdusere oss til hva er program balansekraft? 

Liv Marit: Det skal jeg prøve å gjøre, og jeg kan i hvert fall si noe om hva var bakgrunnen for at dette oppstod, kanskje først. Som mange vet, så var vi i en situasjon rett på nyåret, at vår administrerende direktør måtte gå, og Helge Stene-Johansen ble konstituert. Det første han så at måtte gjøres var å samle krefter for å løse noen av våre største utfordringer. Det er ikke noe grunn til å underslå at en av de viktigste grunnene var at vi hadde et underskudd på ca. 200 millioner. Det var nok den viktigste utløsende faktoren for at programmet ble etablert.  

Så er vi også veldig klare på at hvis vi skal lykkes med å ha et ordentlig sykehus som gir gode tilbud til befolkningen og hvor folk ønsker å være, så må vi jobbe med mer enn å bare tenke penger. Vi må jobbe systematisk med å beholde og rekruttere folk. For uten fagfolk så greier ikke vi jobben vår. Vi ønsker at dette skal være et sted hvor folk ønsker å være, ønsker å komme til, får lyst til å si at Sykehuset Østfold, her vi vil være.  

Det er det ene viktige området, og vi ser også at på en del områder så får ikke pasientene det tilbudet som de fortjener å få, og som vi egentlig har plikt til å gi. Vi må også jobbe systematisk med å redusere fristbrudd, og redusere ventetidene. Da har jeg nevnt to av områdene. Det ene er rekruttere og beholde, det andre er å redusere ventelister og fristbrudd, og det tredje er å komme i økonomisk balanse. For uten det siste også, så har vi ikke midler til å investere, og vi trenger å investere i IKT-utstyr, medisinsk teknisk utstyr, vi trenger bygg og utvidelse. Det er bakgrunnen, og programmet skal favne de tre hovedområdene. 

Martine: Men Lin, du er innsatsleder for det med å redusere ventetider i program balansekraft. Kan ikke du fortelle litt mer om det arbeidet? Hva innebærer det? 

Lin: Det innebærer egentlig veldig mye, men det som er hovedfokuset er at vi ønsker å tilby pasientene den behandlingen og den helsehjelpen de trenger, til riktig tid. Det viser seg at vi har lange ventetider i sykehuset, og alt for lange, egentlig, for noen pasientgrupper. Det ønsker vi å gjøre noe med.  

Martine: Hva gjør vi med det? Hvor begynner man?  

Lin: Da begynner man der det er lengst ventetider, rett og slett. Så har vi satt ned en gruppe i sykehuset som har ulik kompetanse. Flere fra ulike avdelinger, det er fra økonomi og det er fra klinikk for kirurgi, for der er det lengst ventetider faktisk, innenfor kirurgisk virksomhet. Andreas Stensvold som er fagdirektør er der, og pasientservice og booking er der, så vi er flere som jobber med dette. Og som er ute i de ulike avdelingene. De som har hatt, vil jeg si, lengst ventetider og flest fristbrudd, er innenfor øre, nese, hals og ortopedi, og noen flere fagområder, øye og sånn. Der bidrar vi gjerne, og ønsker å motivere til det pågående arbeidet som allerede foregår der. Det er at pasientene skal få den hjelpen de trenger til riktig tid som er hovedmålet. 

Martine: Det er veldig viktig. Så bra. Hva er det man gjør konkret for å håndtere lange ventetider? 

Lin: Det er ikke sånn at man ikke har jobbet med det før. Det er superviktig å få fram, fordi det gjør man hele tiden. Det er mange medarbeidere som snakker med pasienter på telefon og som er frustrerte der ute. Og legene som tar imot pasienter som har ventet lenge. De jobber mye med dette fra før, men nå ønsker vi å øke innsatsen på det, og hjelpe både ledere og sekretærer og legene til det å være litt mer systematiske, motivere til det å gjøre tiltak, hjelpe dem til å følge opp tiltak, sette dem i kontakt med pågående prosjekter, for eksempel. Sånne ting, øke fokuset på det med å redusere ventetiden er hovedoppgaven og ikke minst kanskje også å få en litt kortere beslutningslinje der det er behov for å avgjøre noe. 

Liv Marit: Jeg synes dere har jobbet veldig godt og systematisk både med å kartlegge hvor er utfordringene størst og hva er tiltakene på de ulike stedene sammen med fagfolka som sitter ute og har svarene. Dere bidrar veldig godt med en del verktøy og kartlegginger og analyser som jeg tror er nyttig. 

Lin: For det er kanskje det aller viktigste, at vi forholder oss til faktaene. Vi kan synse mye og oppleve mye, men vi må forholde oss til dataene som vi har, ventetidene som vi har, i tillegg til pasientenes opplevelser og sånn også. Men det tenker jeg kanskje er et stort bidrag i dette arbeidet. 

Martine: Det foregår så mye bra allerede. Og vi er jo her på jobb hver dag nettopp for å hjelpe pasienter. 

Lin: Der mener vi fortsatt at de sykeste pasientene får den hjelpen de trenger til riktig tid og til riktig sted. Men det er kanskje pasienter som ikke har de alvorligste sykdommene som venter lenger. Det kan gå utover livskvaliteten for mange, og det ønsker vi ikke at skal gjøre. Så vi er nødt til å jobbe med det her, både nå og fremover. 

Martine: Vi snakker om at vi har litt for lange ventelister, eller ventetider da, i Sykehuset Østfold. Det er ikke unikt for sykehuset vårt, ventetider finnes overalt, men vi har litt lenger. Hva er det som er årsaken, har vi sykere pasienter? Har du noen tanker rundt dette? 

Lin: Vi ser det samme som i de andre sykehusene, at vi hadde et etterslep etter pandemien. Det hadde vi, men vi kan ikke bare lene oss på det. Vi har også en økt etterspørsel, og det er henvisninger som kommer inn til sykehuset, de steg fra 2021 til 2022 og fra 2022 til 2023, så flere har behov for helsehjelp. Det ser vi.  

Det er også blant annet i dette arbeidet å se nærmere på innstrømmen, at vi tar inn de pasientene som har størst behov, og gjøre det sammen med samhandlingslegene og fastlegene, sammen med klinikerne selv, i en tverrfaglig gruppe. Det tror vi også er veldig viktig i fremover. Vi er helsevesenet, vi får mer syke pasienter, befolkningen blir eldre, og det er sånn at vi trenger å behandle flere også. Så vi er nødt til å jobbe med den prioriteringen. 

Liv Marit: Ja, du sa det akkurat nå, at vi antageligvis må prioritere annerledes i fremtiden, og prioritere strengere. Det gjør vi aller best sammen med kommunehelsetjenesten, som du var inne på, Lin. Dere har gjort mye knyttet til fastlegene, men også avtalespesialister. 

Lin: Avtalespesialisten er også en viktig medhjelper, eller medspiller, eller hva jeg skal kalle det. De gjør mye. Jeg vet ikke om vi skal kalle det avhjelper, men det er på en felles befolkning og felles pasienter, sånn at sammen så gjør vi det bra. Men jeg tror kanskje vi kan samarbeide enda tettere innenfor noen fagområder, og de har tett samarbeid med noen andre fagområder.  

Det er litt varierende, men de ulike fagområdene har ulike utfordringer. Noen trenger å rekruttere flere fordi de har leger eller andre medarbeidere som brukes i andre stillinger i sykehuset, sånn type ting. Andre steder er det økning i henvisninger som er den eneste årsaken. Det er ulike utfordringer, og derfor er det viktig å komme inn i faktaene. Hva er utfordringene? Så vi driver forbedringsarbeid sånn som man driver med forbedringsarbeid ellers i sykehuset, egentlig. Hva er problemet her, og hva kan vi gjøre med det? 

Liv Marit: Det går gjennom hele kjeden av aktiviteter fra der pasientene bor og gjennom. Hvordan kan vi forbedre hele løpet for pasientene? 

Lin: Ja, og så ser vi at det er ekstra nyttig og ekstra fruktbart der vi jobber med at legen er der, der sekretæren er der, og der lederen er. Det er jo det morsomste og, for dem. Så vi er tilretteleggende, motivatorer for å jobbe med det, og ønsker å støtte lederne også, fordi vi har krevende arbeidshverdager. Det å fasilitere, legge til rette, sånne ting gjør vi da. 

Martine: Så er det spennende det du sier med at det også er variasjoner i fagområdene, og at man går inn og tilpasser innsatsen ut fra nettopp det, at både pasientgruppe og tilgang på helsepersonell varierer, og hvor syke folk er selvfølgelig da, som skal inn også, men at det er store variasjoner, at ikke man bare gjør felles for alt og alle. 

Lin: Ja, og derfor er det så viktig å ha med de som jobber i fagfeltet selv, for det er de som kan drive forbedringsarbeidet, det er de som vet hva som er de beste tiltakene. Et eksempel er det med oppgavedeling, det er også viktig i dette arbeidet. Er det noen andre som kan gjøre en oppgave, så bør vi jobbe videre med det. For at vi kanskje kan bruke rett kompetanse til noe annet. Sånn at det er mange områder å jobbe med.  

Det viktigste er i starten det vi snakket litt om med fastleger og redusere henvisninger inn. Så er det oppgavedelingen når vi først har fått inn pasientene, og de kommer til oss. På slutten bør vi kanskje ta en liten titt på, trenger alle å komme til kontroll?  

Martine: For det er mange pasienter som følges opp lenge her.  

Lin: Ja, og det skal de. Vi utdanner folk også, og det er veldig viktig at de får sett pasientene sine etterpå. Vi skal ha kontroll, jeg sier ikke at vi ikke skal det. Men vi har prosjekter i sykehuset som brukerstyrt poliklinikk, eller også kalt behovsstyrt. Jeg er litt usikker på hva det heter akkurat i dag. Men som er viktig at vi jobber videre med, og som ikke gagner bare reduserte ventetider, men at vi kanskje kan ha flere nyhenviste inn til oss, og redusere kontroller slik at vi får inn pasientene slik at de ikke må vente så lenge på den avklaringen som de venter på. 

Martine: Jeg tenker også med det du var inne på med oppgavedelingen, det er spennende også i den faktoren i det å rekruttere og beholde mennesker også. Det å kanskje få nye arbeidsoppgaver, få utfordret seg litt, sett litt sånn andre deler av pasientsløyfa kanskje også, at det kan være fint for medarbeiderne våre også. 

Lin: Absolutt, og jeg tror det er viktig også, for vi vet at vi kommer til å ha behov for flere innenfor helsearbeidet. Avdelingene gjør dette fra før, det er ikke sånn at vi kommer inn og så setter de i gang. Vi jobber med det her fra før. Sånn at vi, som jeg nevnte litt i stad, at vi setter de i kontakt med for eksempel prosjekt med brukerstyrt poliklinikk. Eller vi snakker med prosjekt med videokonsultasjoner og telefonkonsultasjoner som allerede pågår. At vi kan se nærmere på det. Eller oppgavedeling, er det noe der? Og det med «Ta tiden tilbake» som er fra Sørlandet sykehus, det er å se nærmere på henvisninger. Så det er mange deler av kjeden som kan ses på, og som de jobber godt med fra før. 

Liv Marit: Og så jobber vi med andre ting inne i sykehuset som kan skape litt mer kapasitet til diagnostiseringen også. Det er dette med å redusere overforbruk av lab- og bildetjenester for å skape plass, sted og rom og redusere ventetiden på de som virkelig trenger det. Det er også tiltak som er av betydning. 

Lin: Det gjøres mye, og det er bare sånn at vi også må faktisk ha mer poliklinikk. Som jeg nevnte i stad, er det flest fristbrudd innenfor det kirurgiske fagfeltet, og det er også fordi at de driver poliklinikk, de driver øyeblikkelig hjelp, de driver en sengepost, og de skal til operasjoner så de har flere arenaer å skulle gå til. Da blir det fort gjort at man må prioritere øyeblikkelig hjelp på sengeposter og operasjoner. Ved fravær ser vi at poliklinikken blir en salderingspost. Da går de sykeste foran, rett og slett. Vi må jobbe litt med det, at poliklinikken også er viktig arbeid. 

Liv Marit: Så har vi fått litt hjelp fra Vestre, regjeringen også, Lin.  

Lin: Det er ikke veldig ofte det kommer penger.  

Martine: Pengegave? 

Lin: Nei, det får en si. Nå er jeg litt usikker på akkurat summen, men vi har fått midler til å redusere ventetiden som er dedikert til det, og som heter ventetidsløftet. Der er det midler som man kan få for å redusere ventetider. Da blir det veldig dedikert til det. Vi var veldig nøye på det, at det brukes på områder som kan være kortvarig, for eksempel med frivillig poliklinikk hvis man har muligheten til det, at man bruker penger der. Eller helst av varige ting, vi vil veldig gjerne sette i verk varige tiltak. 

Liv Marit: Du var inne på hvorfor vi er i den vanskelige situasjonen vi er i med lange ventetider. Du var også inne på at de fleste sykehuset har det, men vi sliter enda litt mer. Men en faktor er også areal, det er en type varig tiltak som vi tenker kanskje vi skal bruke noen av pengene til. 

Lin: Vi ønsker å se på rom, arealer som du sier, det å styrke allerede pågående prosjekter for eksempel. Eller det kan være oppgavedelinger som vi ønsker å jobbe videre med. Så ja takk til kortvarige, men der ønsker jeg innspill, veldig, veldig gjerne. For som jeg nevnte i stad, så er det fagområdene selv som kan se mulighetsrommene. Hvis ikke vi treffer dem, og ikke de kommer frem i møtene, så ikke sitt og rug på sånne gode idéer.  

Martine: Nei, vi vil ha de frem. For det er noe med det som du sier, løsningen ligger gjerne der ute, men vi må høre om det. 

Lin: Noe kan være quick fix, og andre er ikke det. Men det er mulig å løse større problemer også, og det tenker jeg er fint med balansekraften. At der har du ledere på, det er innsats, og attpåtil så finnes det her kanskje midler man kan få. Jeg får nesten gåsehud av å snakke om det. For det er jo muligheter.  

Liv Marit: Og Lin, når du først er inne på det med å få inn de gode idéene, for det er mye kreativitet ute og så får man ikke alltid kanalisert det. Men det er så viktig å huske at vi har en forslagskasse på intranett under balansekraft. Det kommer inn forslag jevnlig. Vi behandler flere forslag hver uke, og alle disse forslagene tar vi også opp i sykehusledermøtet. Så kjør på, kom med gode idéer. 

Martine: Og den ligger på intranett, og der kan man sende inn. Hvis det er noen medarbeidere der ute som sitter med gode idéer. 

Lin: Ja, og det er smått og stort, tenker jeg, helt oppriktig. At det kan være smått og stort, og som vi da kan jobbe videre med. Det som hadde vært supert, er hvis noen finner en løsning som vi kan bruke hos andre. I dette arbeidet må vi se, særlig innenfor det med ventelistearbeidet, den viktige oppgaven som sekretærene gjør, hver eneste dag, hvor de snakker med pasienter på telefon og får kjeft. Noen ganger skjønner jeg det. Pasienter vil jo inn, de vil ha hjelp. Det er sånn det blir.  

Det å styrke dem og den rollen de har i det arbeidet der, tror jeg også er viktig. At vi lærer av hverandre der de har fått det til. Vi har noen gode historier, det er veldig hyggelig. Hvis du spør meg, hvordan går det nå?  

Liv Marit: Hvordan går det med inngang til sommeren?  

Lin: Inngang til sommeren er mye bedre enn det var i starten av året. Det er takket være de på pasientservice og booking, og de som jobber med ventelister og kvalitetssikrer, og leger som jobber ekstra, så det gjøres masse, masse godt arbeid. Noen fagområder er blant annet ortopedi. Vi har gjort mye godt arbeid hos dem, så der er det redusert veldig med både ventetider og fristbrudd. Hvis man ser for seg en graf som er veldig høy i starten, så skrår den skikkelig bratt nedover. 

Martine: Det er kjempegøy, og så er det noe med å se at arbeidet lønner seg. 

Lin: Derfor måler vi hver uke. Vi synes det er veldig morsomt å se hver uke, og så sender vi ut. Så blir det grønt når det går bra, rosa hvis det ikke går så bra, men at du ser utviklingen. Det er en av de viktige motivatorene vi gjør. Det er flere da, så vi må ta frem flere. Det er gastrokirurgi, har gjort det veldig bra. Redusert mange fristbrudd med både å tilby pasientene behandling andre steder, de har hatt frivillig poliklinikk, og de tar kontakt med pasientene, og noen er ferdig behandlet allerede. Det viser seg jo det, når du har ventet lenge nok, så kan noen faktisk ha blitt friskere. Innenfor disse, i og med at noen av de ikke er så alvorlige, og andre har fått hjelp et annet sted, sånn at vi har fått avklart det.  

Øre, nese og hals er på vei nå. Noen områder må vi også huske på, om det ikke raser nedover og skjer masse, så er det å holde unna også viktig. Det er ikke dårlig det, og det må vi få fram. Der er det flere fagområder, både øye og bryst og plastikk. Det er ikke dårlig bare fordi det ikke går nedover, de holder unna. 

Martine: Det er viktig. 

Lin: Vi er spente på å se over sommeren. Vi er sikre på at de dårligste pasientene får den behandlingen de skal ha. Det er vi trygge på. 

Martine: Det er veldig bra. Det er morsomt å se at den lille ekstra innsatsen man kanskje gjør nå med å koordinere dette, gjør at man ser at man lykkes og at det går riktig vei. 

Lin: Ja, og at det blir kortere linjer til avklaringer og at det er mulighetsrom. Jeg tror det er mange som har, eller vi vet at det er mange som har jobbet med dette lenge, og har følt på frustrasjonen, og synes det er tøft i hverdagen. Det er klart det blir mye morsommere å jobbe når du ser at det gir effekt. Og at ventelistene blir oversiktlige og det blir gevinst av det. 

Liv Marit: Det er noe av fordelen ved at dette er et program også. Veiene til beslutning blir kortere. Forslag til forbedringstiltak, både fra medarbeidere i linja og hvor det måtte komme fra, de tas opp fortløpende hele tiden når det gjøres en vurdering av det. Det er jeg veldig glad for. 

Martine: Det er viktig. Vi trenger å se resultater raskt, eller vi blir i hvert fall motivert av det. At resultatene kommer, og da er det viktig at det ikke stoppes i lange beslutningsprosesser. 

Liv Marit: Vi vet at dette har stor betydning for pasienter. Det er det vi er veldig opptatt av, og vi sa det i stad også, Lin, at vi er heldige som får lov til å jobbe i norsk helsevesen, som er veldig godt i utgangspunktet, og at vi får lov til å være med å forbedre det. Det er meningsfullt. 

Lin: Det er akkurat det med å ha oppgaver som er meningsfylte, det gjør jo at man også blir i jobb. Derfor takket jeg ja til dette her, for jeg føler at dette kan, sammen med de som jobber med det hele tiden, bidra til noe bra for pasientene, og meningsfylt for dem når vi nærmer oss mål. Det er klart at de som sitter hjemme og venter på timen sin, vi ønsker jo ikke det. Ingen av oss ønsker det. Vi er brukere av sykehuset vi andre og, jeg har selv stått i kø. Det tar noen ganger litt tid, og da må man stå der og vente til det blir min tid, og jeg skjønner det fordi det ikke er noe alvorlig, men man ønsker helst ikke å vente, men sånn er det.  

Jeg tenker at samfunnet vårt har andre forventninger til helsevesenet i Norge. Man tenker at vi har mye penger, mye midler, men gapet mellom det vi ønsker oss og det vi får til i perioder er større enn vi skulle ønske. Fordi det er knapt med ressurser, og det må være lov å si det. 

Martine: Nå nærmer vi oss avrunding av denne episoden. Er det noe du har lyst til å si helt til slutt, Lin? 

Lin: Ja, det jeg er mest opptatt av, og som jeg tenker hele tiden, er at det her kommer vi til å få til som sykehus. Det er jeg helt overbevist om. Dyktige medarbeidere, og for en tid fremover litt tålmodige pasienter, så kommer vi til å få det til, og de kommer til å få mye kortere ventetid i Sykehuset Østfold i fremtiden. 

Martine: Så bra. Tusen hjertelig takk til dere begge to. Du har nå hørt på Folk & fag, en podkast fra Sykehuset Østfold. Du finner oss på Spotify, Apple Podcast og andre steder der du hører på podcast. Husk å følge oss for å få varsel når vi slipper nye episoder.  

Teksting av Nicolai Winther og Christine Mathiesen 

Martine Hemstad Lyslid, podkastvert: For å møte økende utfordringer knyttet til å beholde og rekruttere medarbeidere, lange ventetider for pasienter og en negativ økonomisk utvikling, etablerte sykehuset et program, balansekraft, sykehusets egen satsning for å jobbe med disse områdene. I denne episoden møter vi viseadministrerende direktør Liv Marit Sundstøl som er programsjef, og innsatsleder Marius Bjørndalen som leder arbeidet sykehuset gjør for å komme i økonomisk balanse. Hva gjør vi? Hvor skal vi? Og hvorfor gjør vi det? Du hører på Folk & fag, en podkast fra Sykehuset Østfold. Velkommen til oss, Liv Marit og Marius. Kan ikke dere starte med å fortelle litt om hvem dere er? 

Liv Marit Sundstøl, podkastgjest: Damene først? Tusen takk, Marius. Jeg heter Liv Marit Sundstøl, er viseadministrerende direktør, og så er jeg leder for program balansekraft. 

Marius Bjørndalen, podkastgjest: Jeg heter Marius Bjørndalen og leder avdeling for arbeidsgiverpolitikk og ressursstyring. Og så er jeg innsatsleder for det området som heter økonomi og ressursstyring i balansekraft. 

Martine: Så bra. Kan ikke vi, før vi drar ordentlig i gang Liv Marit, introdusere oss til hva er program balansekraft?  

Liv Marit: Det skal jeg prøve å gjøre, og jeg kan i hvert fall si noe om hva var bakgrunnen for at dette oppstod, kanskje først. Som mange vet, så var vi i en situasjon rett på nyåret at vår administrerende direktør måtte gå, og Helge Stene Johansen ble konstituert. Det første han så at måtte gjøres, var å samle krefter for å løse noen av våre største utfordringer. Det er ikke noe grunn til å underslå at en av de viktigste grunnene var at vi hadde et underskudd på ca. 200 millioner. Det var nok den viktigste utløsende faktoren for at programmet ble etablert.  

Men så er vi også veldig klare på at hvis vi skal lykkes med å ha et ordentlig sykehus som gir gode tilbud til befolkningen og hvor folk ønsker å være, så må vi jobbe med mer enn å bare tenke penger. Vi må jobbe systematisk med å beholde og rekruttere folk. For uten fagfolk så greier ikke vi jobben vår. Vi ønsker at dette skal være et sted hvor folk ønsker å være, ønsker å komme til, får lyst til å si at Sykehuset Østfold, her vil vi være.  

Så det er det ene viktige området, og vi ser også at på en del områder får ikke pasientene det tilbudet som de fortjener å få, og som vi egentlig har plikt til å gi. Vi må også jobbe systematisk med å redusere fristbrudd og redusere ventetidene. Da har jeg nevnt to av områdene. Det ene er å rekruttere og beholde, det andre er å redusere ventelister og fristbrudd, og det tredje er å komme i økonomisk balanse. For uten det siste også har vi ikke midler til å investere, og vi trenger å investere i IKT-utstyr, medisinsk teknisk utstyr, vi trenger bygg og utvidelse. Det er bakgrunnen, og programmet skal favne de tre hovedområdene. 

Martine: Du leder området økonomistyring, eller økonomi og ressursstyring. 

Marius: Riktig. 

Martine: Fortell litt mer om det. 

Marius: Jeg er opptatt av at det handler både om økonomi og ressursstyring, det er også styring av økonomi. Vi vet at helse har, hva skal vi si, vi er ikke prioritert, vi har ikke flust av penger, vi må gjøre tøffe prioriteringer. Det handler om å gjøre de prioriteringene uten at det går hardt utover tjenestene, og at vi opprettholder en arbeidsplass hvor folk har lyst til å jobbe. Det er et krevende oppdrag, og det er fristende for alle å kjøre ostehøvel-prinsippet, men vi vet at det er ikke klokt, så vi leter etter muligheter til å finne innsparing. Gjøre bedre ressursstyring og få en mer effektiv drift, men samtidig et sted med tempo hvor folk orker å jobbe. Det er utfordringen, ikke mindre. 

Martine: Det er en stor oppgave. Hvordan gyver vi løs på det oppdraget? 

Marius: Jeg tenker at det gjøres veldig mye bra ute i sykehuset. Det handler litt om dette programmet. Min tanke om det er at det handler om å kraftsamle på de gode tiltakene og veldig mye av det som gjøres der ute, og lære av hverandre. Det handler litt om at vi får idéer inn, vi får tilbakemeldinger, at vi er litt mer nysgjerrig på hva andre gjør som er bra.  

Så er det dette med en god ressursstyring da, og i det så ligger det det jeg er opptatt av, dette med arbeidstid og turnuser og sånn, er jo en del av mitt område i det daglige. Det at vi kan kombinere både det å gi folk mer autonomi, andre måter å jobbe på, mer fleksibilitet, men samtidig kanskje at det gir en bedre drift da, ikke sant? For eksempel det å jobbe lenger vakter, det å jobbe annerledes, sånn at det kan løse romutfordringer, det å tenke hvordan kan vi både gi autonomi og fleksibilitet, men samtidig utnytte ressursene på en annen måte. 

Martine: Spennende. Det er et stort arbeid. Hva finnes av tiltak som gjøres? 

Marius: Vi har noen store tiltak, og klinikkene jobber, jeg har ikke nødvendige detaljer på alle tiltakene, men klinikkene har gjort prosesser i sine klinikker og kommet opp med en del tiltak. Så har vi større ting vi skal jobbe med, å redusere uønsket fravær, jobbe med en del overordnede ting, prøve å redusere overtid, få mer inn i planlagt aktivitet, en del av de typene.  

Så er det klart at vi må se på arbeidsprosesser. Det handler ikke om at man skal løpe fortere, men det handler om hvordan vi kan utnytte teknologi. Alle HR-systemene, ressursstyringssystemene, ligger også i min portefølje. Da ser vi på, kan vi bruke mer roboter, vi ser nå at vi er helt i startfasen i pilot, man skal inn i pilot forhåpentligvis med Sykehuspartner i forhold til, kan vi samle ledersystemene mer i en applikasjon, så man slipper å forholde seg til 15-20 ulike systemer. Det handler om å frigjøre tid til ledelse, som igjen kan gi ledere som er mer til stede for medarbeiderne sine, kan se de, kan følge opp, ha fokus på faglig utvikling i stedet for byråkratiske, kjipe systemer. Det er noen ganger man tenker at man er tilbake i DOS-verden. Så det er å jobbe med systemer og den type ting som ikke handler om at vi skal løpe fortere, for det har vi gjort i så mange år nå. Det er ikke høyere tempo, det er ikke mer å vri på. 

Liv Marit: Akkurat det er veldig viktig å presisere. Det er ikke det vi skal gjøre. Vi skal få kontroll på bemanningen vår. Det vil skape mer forutsigbarhet for de som jobber, og redusert belastning. For det er ikke tvil om at det er en del som har opplevd at de må ta mer vakter enn det de ønsker egentlig, for å få driften til å fungere. Vi bruker mye penger på overtid som i stor grad også skyldes høyt sykefravær. Det å jobbe systematisk med å få ned sykefraværet, gjennom god oppfølging, men også å skape godt arbeidsmiljø, vil gi effekter som vi er ute etter. Som Marius sier, ikke springe fortere, det er ikke det vi skal. Finne de gode løsningene er vi ute etter. 

Marius: Jeg er opptatt av, jeg kaller det en kjepphest, at vi bruker aktivitetsdataene våre, at vi bruker historiske data når vi skal planlegge inn i plan- og budsjettprosess. Har vi en bemanning som står i stil til det vi egentlig planlegger med? Er det realistiske budsjetter for seksjonslederne? At man har gode styringsverktøy, og at lederne der ute, og spesielt seksjonslederne, skal oppleve at jo, jeg kjenner budsjettet mitt, jeg har de forutsetningene jeg trenger.  

Hvis ikke vi har penger til å gi de forutsetningene, så må vi gjøre de prioriteringene, og se på oppgaveavdeling, se på andre typer løsninger, sånn at når nytt år er i gang, at man faktisk som leder der ute føler at man har et budsjett som man kan forholde seg til og styre etter. Det tror jeg mange etterlyser litt i dag, det å se på verktøy og samarbeide, også mer samarbeid mellom rådgiverne hos meg på ressursstyring og økonomirådgiverne og HR-rådgiverne og lederne sammen. Det er vi også opptatt av. 

Martine: Nå er du inne på noe som jeg tenker på, det der med støttefunksjoner rundt lederskap, rundt avdelingene også, hvor viktig det er. For jeg tenker det er mange seksjonsledere der ute som sitter med vanvittig stort ansvar i forhold til antall medarbeidere man skal følge opp, sykefravær, så skal man sørge for at det er faglig kvalitet og forsvarlig helsetjenester, og at det der med å heller styrke det støtteteamet rundt også kan være med å bidra til noe her. 

Liv Marit: Det er veldig viktig. Seksjonsledere i større døgnområder, døgnvirksomhet, de har et kjempestort oppdrag. De har mange medarbeidere som de skal følge opp, som du sier nå, Martine, og det er veldig viktig å prøve å underlette deres arbeid i størst mulig grad. Gi de handlingsrom til å gjøre jobben sin. Samtidig ser vi at en del av de tiltakene vi nå iverksetter, sånn som det med tett oppfølging av de med mye sykefravær, det vil kreve mer av seksjonsledere. Det er også en del av den balansen vi jobber med.  

Vi sier at i programmet, i program balansekraft, er det balansekunst å håndtere det. Samtidig, bare det å skulle gå fra et underskudd på 200 millioner og komme ut i løpet av dette året med et pluss på 25 millioner. Det er krevende, og det skal vi gjøre samtidig med at vi skal skape gode arbeidsmiljøer hvor folk ønsker å være, og vi greier å rekruttere folk til. Det er en balansekunst. Men det må vi klare, for uten de folka så greier ikke vi å få gjort jobben vår. Å balansere dette hele tiden er et av de viktigste tiltakene våre.  

Martine: En stor oppgave. 

Marius: Ja, og så tror jeg dette med teknologi blir fort at, ja, vi er så desperate i helsetjenesten, fordi det er helt opplagt. Det er som de sier at vi kommer til å gå tom for folk før vi går tom for penger på nasjonalt nivå. Men da blir liksom svaret at teknologien skal løse alt. Jeg er absolutt teknologioptimist, men samtidig er det viktig at den teknologien vi satser på, at vi som jobber i støttefunksjoner og jobber på siden, at vi ikke gir teknologi til klinikerne som gir mer arbeid, mer tid for leger eller sykepleiere eller andre, borte fra pasientene.  

Det å faktisk satse på teknologi som avlaster, og hvis det ikke avlaster, så må vi revurdere. Det tror jeg er nøkkelen, og det tror jeg helse generelt, og kanskje spesielt sykehus, kommer til å slite med. Det er viktig fremover at vi ikke bare putter på mer teknologi, men at den faktisk avlaster. Det er mitt mantra også på HR-systemer og de systemene lederne jobber i, at det må være funksjonelt, og det må avlaste, og systemene må støtte lederne. Hvis ikke så er vi på feil vei. Der har vi en vei å gå. Det erkjenner vi, og så opplever jeg at Sykehuspartner har et fokus på det, er opptatt av å høre med oss hvilken opplevelse har lederne og øvrige ansatte som jobber i disse systemene, og hvordan kan de gjøre systemene bedre for de folka der ute i den spisse enden som bruker disse hver dag. 

Martine: Folka er jo fremdeles det viktigste i behandlingen av pasientene. Men får dere noen innspill fra medarbeiderne? På forslag til tiltak man kan gjøre, eller noen idéer? 

Liv Marit: Jeg synes hver gang jeg er ute rundt omkring i organisasjonen, så kommer man opp med kreative idéer. De idéene er vi utrolig interesserte i å få. For det ligger mye kraft og mange muligheter ute. En del av de får vi gjennom den forslagskassa som ligger på intranett under program balansekraft. Bruk den flittig. Det var det ene jeg tenkte på. Så er det ledere som må være ute og etterspørre i alle deler av organisasjonen. Få fram kreativiteten. For det trenger vi. 

Marius: Jeg er helt enig, og det med innspill, en skattekiste tror jeg som vi ikke er gode nok til å bruke er dataene. Vi i Sykehuset Østfold har vært langt framme teknologisk, vi har masse data på ulike ting, så det er noe vi jobber med, hvordan kan vi utnytte disse dataene i planlegging, til å få bedre oversikt, bedre forståelse av mekanismer, for det er lett å si at vi bruker for mye årsverk i sykehuset.  

Men min opplevelse når jeg går der nede, det er ikke at det sitter, jeg vet at det ikke sitter, masse folk der nede og dingler med beina. Da handler det om hvordan vi analyserer dette, hvor er det vi bruker disse årsverkene, hvorfor bruker vi mer årsverk enn budsjettert, og så må vi forklare det til andre i organisasjonen. Derfor tror jeg at dette med data og innsikt og forståelse av driften vår blir bare viktigere og viktigere for å drive godt forbedringsarbeid og god ressursstyring, og som igjen er med på å gi god økonomi. 

Liv Marit: Alle kjenner til at vi har kapasitetsutfordringer i sykehuset, og vi har planer om å bygge nytt. Det går noen år til det er på plass. Det å kunne også jobbe i samarbeid med kommunene gjennom helsefellesskapet, for å se helt konkret på innstrømmingen til sykehuset, reinnleggelser, den type ting, for å skape oss kapasitet. Det er også en del av oppdraget vårt. Det er viktig at vi jobber godt med fremover. 

Martine: Så bra. Ser vi noen resultater allerede? Det er jo pågått over lang tid mye allerede, men etter man har samlet kreftene litt. 

Marius: Ja, jeg synes vi ser noe, ikke sant? Og så er det jeg er opptatt av, at en del av de tiltakene vi kommer opp med, det er ingen quick fix, ikke sant? Vi har vært ute med ostehøvelen før, vi har bedt folk løpe fortere før. Folk løper allerede fort nok. Det er de tingene som gir raske effekter er ikke der. Det er noe av det jeg bruker tid på også, er å si at vi må ha tålmodighet, vi må la tiltakene virke, vi må liksom ha tillit til at folk kan jobbe med dette, og så er det ikke sånn på en måte. Det å være en god arbeidsgiver, ha en god arbeidsgiverpolitikk, det tar tid før det virkelig setter seg. Vi kan gjøre et grep, men det er ikke sånn at vi ser det på statistikken i morgen. Det er det jeg gjentar til det kjedsommelige, det er å ha tålmodigheten, se over tid. Det tror jeg er krevende når man har et styre, media og andre som hele tiden ser at man ønsker raske resultater. Jeg tror at denne tålmodigheten må vi ha.  

Liv Marit: Der har vi også balanse for det å balansere det langsiktige opp mot de kortsiktige forventningene. Det er også en balansekunst for vi vet at en del av den innsatsen vi iverksetter nå, det kommer til å ta tid, men det går i riktig vei. Vi må også identifisere noen raske gevinster, det er det klare forventninger fra oppdragsgiverne våre om. Vi er nødt til å gjøre det.  

Jeg må si at klinikkene og stabene gjennom hele linjen sin har jobbet utrolig godt. Jeg tror jeg aldri har sett så godt samlet arbeid noen gang. Det er identifisert potensial for 170 millioner i innsparing, gevinst. Det er selvfølgelig mye risiko knyttet til å nå det målet. Men vi startet 1. mars, og det var per april realisert 20 millioner cirka. Så vi er på riktig vei. Til litt av det andre, hva er det vi ser, hva er det vi kan gjøre? Vi kommer til i fremtiden å måtte jobbe mer med prioritering. Hva er det vi skal drive med? Hva skal man jobbe med ute i primærhelsetjenesten? Hva skal sykehuset gjøre? Og få opp gode planer for det.  

Vi har et veldig godt helsefellesskap i Østfold som gir muligheter for å jobbe med det. Det tror jeg er viktig. En annen ting på prioritering er innenfor lab og bilde, hvor vi har gjort et større arbeid, hvor de har vært ute i de ulike avdelingene og identifisert hva er det vi driver med av dobbeltarbeid. Trenger du å ta det bildet om igjen nå når du tok det forrige uke? Det samme med labprøver. Der har de gjort et veldig godt arbeid, vært ute i hele organisasjonen og funnet fram nye måter å kunne se på dette på. Det tror jeg kommer til å gi effekt, og det betyr jo også at vi kan ta flere av bildene og labprøvene fra de eksterne som vi trenger også å få gjort. Det jobbes på mange områder, de er veldig godt i gang. 

Marius: Det er de der ute som kjenner driften best, så de der små kuttene som man bare kan ta, om det handler om å redusere pasientreiser, hvor man helt opplagt kan gjøre quick fix. Eller hvis det handler om forbruksmateriell som man ikke hadde trengt å bruke, eller hvor man har prosedyrer som gjør at vi har et økt forbruk, så tenker jeg at det er noe med å skape det engasjementet lokalt også, at da tar man opp det da, i stedet for å se på den sløsingen.  

Jeg opplever at mange gjør dette, og det er helt sikkert flere sånne ting som vi kan bli bedre på, og da får du de raske effektene der, for det er som Liv Marit sier, det er en balanse. Samtidig som det er en del av de områdene vi jobber med som man må ha en tålmodighet med, og som vi forstår at det ikke blir endret over dagen. 

Liv Marit: Så er fordelen med at man setter ting i system i et program, er at vi påvirker hverandre positivt til å komme opp med kreativiteten. Det blir liksom en tsunami, jeg vil dra det langt da, men det blir en giv i det, og det tror jeg er veldig gunstig altså. Man stimulerer hverandre og så blir det litt konkurranse også. Jeg ser mange som kommer opp med idéer om hva vi sløser unødvendig med. Alt fra engangsutstyr til annet. Alle de små tingene har effekt. Viktig at vi får det fram. Så er det ting å hente på pasientreiser. Bruk av vektertjenester på riktig måte. Må vi ha oppmøtetolk hver gang vi skal ha en setning eller to eller en liten samtale gående? Den type ting ser vi også på. 

Martine: Det er virkelig endringer i hele organisasjonen da. Eller i hvert fall ikke nødvendigvis endringer overalt, men det å snu ballen i hele organisasjonen da. 

Marius: Å tenke nytt, tenke annerledes. Vi har snakket om å lage en fastvaktpool, det vil både kunne gi faste ansettelser, mer trygghet for de som jobber med det og mindre at folk føler at de må stille av som fastvakt når de egentlig skulle vært hatt fri, samtidig som det er god økonomi. Det er den balansen som vi kommer tilbake til. 

Liv Marit: Dette med oppgavedeling som det er også viktig å se på gjennom hele organisasjonen, ikke fra en gruppe til en annen bare, men gjennom hele. Og Martine, du sa noe om å understøtte lederne i stad, men det er også å se på for eksempel legene, hvilke oppgaver er det de ikke trenger å gjøre? Mange av dem opplever at de driver med mye unødvendig dokumentasjonsarbeid, skrivearbeid som kanskje de kunne vært foruten. Men de prøver da å gå gjennom arbeidsprosessene, hvilke oppgaver kan andre yrkesgrupper gjøre med fordel?  

Marius: Ja, veldig viktig. Det tror jeg absolutt, og jeg tror vi har mye å hente på her. Jeg har snakket med en del leger, og de sier at de synes de bruker mye av tiden sin på ting som ikke handler om pasientbehandling eller legevirke. Da er det kanskje sånn at man må bruke litt penger, for du må kanskje satse på en sekretær ekstra, men så får du igjen økonomisk plussregnskap fordi legen får gjøre det han driver med, han trives på jobb. Det er det å se helheten, det er vi opptatt av. 

Martine: Det er viktig. Og da kanskje også å få sett flere pasienter i løpet av en dag? Ja, det er noe med det. 

Marius: Du får sett flere pasienter og du får tid til pasienten. Det å jobbe tverrfaglig og de tingene som jeg vet de er opptatt av. Ja, hovedbudskapet mitt er at om vi i fellesskap lykkes med den innsatsen og det programmet og det vi står i nå, så vil det gi oss en bedre arbeidsplass. Det vil gi oss mer handlingsrom økonomisk til å gjøre de tingene; om det er forskning, teknologi, utvikling. Vi må gjøre dette i fellesskap og stå sammen om det. Vi er Østfolds omtrent største arbeidsplass, og det er et utrolig kult sted å jobbe, og vi har litt lett for å glemme det. Jeg tror vi må holde hodet hevet og stå sammen og jobbe med de tiltakene, samtidig som vi gleder oss til å gå på jobb og er der for pasientene. Det tror jeg er viktig å huske. 

Martine: Veldig viktig poeng, og en god huskelapp til oss alle. Tusen hjertelig takk for at dere har vært med i denne episoden. Lykke til med det veldig viktige arbeidet.  

Du har nå hørt på Folk & fag, en podkast fra Sykehuset Østfold. Du finner oss på Spotify, Apple Podcast og andre steder der du hører på podkast. Husk å følge oss for å få varsel når vi slipper nye episoder. 

Teksting av Nicolai Winther og Christine Mathiesen