Digital samhandling

For å få dette til er det utviklet nasjonale standardiserte meldinger som på en sikker måte kan sendes elektronisk mellom journalsystemene henholdsvis på sykehus, hos fastlege og kommunehelsetjenesten. Eksempler på meldinger som brukes i dag er henvisning, epikrise, svarmeldinger/prøvesvar, pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) og frittstående dialogmeldinger.

Kontaktpunkter

Akutt stans i meldingsutveksling

Varsles på e-post: meldingsansvarlig@so-hf.no (hele døgnet) samt tlf. 469 57 693 (dagtid).

Planlagt stans i meldingsutveksling

Varsles på e-post: meldingsansvarlig@so-hf.no

Basismeldinger

Svarmeldinger fra senter for laboratoriemedisin: solveig.merethe.ekeberg@so-hf.no

Svarmeldinger fra avdeling for bildediagnostikk: jeanett.lagesen@so-hf.no

Epikriser: dokumentasjonssenteret: tlf.: 69 86 54 20

Pleie - og omsorgsmeldinger/dialogmeldinger: jon-espen.sjostrom@so-hf.no

Elektronisk meldingsansvarlig Sykehuset Østfold

Jon-Espen Sjøstrøm

E-post: meldingsansvarlig@so-hf.no

Pleie- og omsorgsmeldinger

Meldingstyper og bruksområder

• Melding om innlagt pasient. Melding som sendes automatisk fra sykehuset til kommunen idet man registrerer at pasienten er bruker av kommunale tjenester.
• Innleggelsesrapport. Melding som sendes fra kommune til sykehus med aktuelle opplysninger om pasientens helse og funksjonsnivå ved innleggelse.
• Helseopplysning – tidligmelding. Journaldokument som opprettes og sendes for å gi informasjon om aktuell situasjon ved innleggelse. Skal være kommunen i hende innen 24 timer etter innleggelse.
• Helseopplysning – endringsmelding. Journaldokument som opprettes og sendes elektronisk ved behov for å gi nye/endret informasjon til kommunen.
• Helseopplysning. Journaldokument som opprettes og sendes som den endelige informasjonen til kommunen før pasienten utskrives.
• Melding om utskrivningsklar pasient. Melding som sendes fra sykehus til kommune idet pasienten er definert utskrivningsklar. Melding sendes automatisk ved registrering av utskrivningsklar dato i DIPS.
• Avmelding av utskrivningsklar pasient. Melding som sendes automatisk fra sykehuset i det man registrerer at pasienten likevel ikke er utskrivningsklar.
• Melding om utskrevet pasient. Melding sendes automatisk idet pasienten skrives ut fra DIPS og fra sykehuset.

Adressering av PLO-meldinger til SØ

Sykehuset Østfold har opprettet 2 tjenesteadresser som skal benyttes i all PLO-dialog:

PLO Innleggelse Somatikk
Skal alltid velges når pasienten er innlagt i somatiske avdelinger.

PLO Innleggelse Psykiatri
Skal alltid velges når pasienten er innlagt i psykiatriske avdelinger.

Innleggelsesrapport sendes i henhold til disse 2 tjenenste.

Viktig å merke seg ved elektronisk meldingsutveksling (gjelder for PLO-dialog med kommunehelsetjeneste)

Meldingsutvekslingen skal som hovedregel innledes og avsluttes fra sykehuset. Fra 5. juni 2013 er det tillatt for kommune å sende innleggelsesrapport til SØ i det det er avklart at en pasient fra kommunehelsetjenesten skal overføres til akuttmottaket i SØ. Bortsett fra dette skal elektronisk utveksling av pleie – og omsorgsmeldinger (inkl. dialogmeldinger relatert til PLO-dialog) mellom sykehus og kommune foregå mens pasienten er innlagt i døgnopphold i sykehuset.

• Pleie - og omsorgsmeldinger er journaldokumenter og blir lagret i pasientens journal.
• H-nummer.  For pasienter med H-nummer (hjelpenummer – dvs at pasienten ikke har et ordinært fødselsnummer) skal ikke PLO-meldinger benyttes. For pasienter med H-nummer gjelder rutiner med telefoni og evt. meldeskjemaer på papir.  
• Avvik –  Avviket skal være knyttet opp mot en konkret melding som avviker fra standard, og skal begrenses til følgende:

a. Feilsending/feil adressat
b. Teknisk feil i selve meldingen der hele eller deler av innholdet er utilgjengelig for mottaker.

OBS: Avvik på samhandlingsrutiner og vedtatt samarbeidsavtale skal kun meldes via eget skjema. Skjema er tilgjengelig her

• Telefon – det vil fremdeles være behov av telefonkontakt mellom samhandlingspartene. I de tilfeller hvor det er nødvendig med rask informasjon og hurtige avklaringer er det viktig å sikre at involverte parter har nødvendige opplysninger tilgjengelig. Dette er særlig viktig utenfor alminnelig kontortid (kveld/natt og helg/helligdager).
• Dialogmeldinger (Forespørsel/svar på forespørsel): Benyttes p.t. kun mens pasient er innlagt i SØ,  mellom SØ og kommunehelsetjeneste, i forbindelse med planlegging av utskrivelse av pasient (ref. Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløp).

Kommuner utenfor Sykehuset Østfolds opptaksområde som har elektronisk meldingsutveksling med pleie og omsorgsmeldinger

• Ås kommune
• Aurskog-Høland kommune
• Ski kommune (Nordre Folle kommune fra 1.1.20).
• Frogn kommune

Dialogmeldinger (NYTT fra nov. 2019)

Frittstående dialogmeldinger

Aktuelle dokumenttyper: Avvik, forespørsel og svar på forespørsel.

Dette er meldinger som kan sendes mellom sykehuset og eksterne kommunikasjonsparter. Disse meldingene benyttes til å spørre, undersøke, lage avtaler, innhente informasjon eller konferere.

Det er ikke gitt anledning til å benytte andre dokumenttyper i dialog med SØ (f.eks. DialogNotat / Medisinske opplysninger / Helseopplysninger).

Kjøreregler for bruk av frittstående dialogmeldinger

• Forventet svartid: 3 – 5 virkedager.
• Det er ikke mulig å legge ved vedlegg eller sett inn utklipp i dialogmeldinger. 
• Forespørsel brukes som innledning til dialog.
• Svar på forespørsel brukes når man svarer på et dialogmelding.
• Når kan dialogmelding benyttes: primært i perioden fra en henvisning er mottatt ved HF og inntil 12 måneder siden pasientens siste kontakt ved SØ,

Skal ikke benyttes ved:

• Øyeblikkelig hjelp avklaringer eller funn av alvorlig karakter- da må telefonkontakt benyttes
• Lange faglige utredninger – bruk vanlig notat, henvisning eller epikrise
• Generelle råd som ikke er aktuelle for behandlingsformål
• Administrative diskusjoner som f.eks. arbeidsfordeling fastlege/sykehuslege/kommunehelsetjeneste
• Dialogmeldinger skal kun ha 1 mottaker. Kopimottakere skal ikke benyttes.
• Meldingstypen Avvik benyttes kun dersom dialogmeldingen er på feil pasient, sendt til feil mottaker, eller hvis innholdet ikke er i tråd med kjørereglene.

Spesielt for fastlege/eksterne:
- Start meldingen med navn på mottaker og/eller fagområde.
- Opprett en dialogmelding pr. fagområde. Ikke bland forespørsler som involverer flere fagområder i samme melding.

Spesielt for HF:
- Start meldingen med referanse til henvisning hvis aktuelt.

Retningslinjer for innhold

• vær konsis og konkret, og vurder ordlyd à dokumentet ligger i pasientens journal
• unngå forkortelser og vanskelige medisinske termer
• det er ikke nødvendig med navn på avsender og "høflighetsfraser" i selve meldingen
• tydelige problemstillinger som er enkle å svare ut, og som ikke genererer nye spørsmål
• ikke bland fagområder (f.eks. kirurgi og medisin) i samme melding. Opprett en melding pr. relevant mottaker.

Eksempler på bruk

For fastlege/legekontor/andre:

• Etterspørre status på en henvisning eller ettersende tilleggsopplysninger
• Spørsmål vedrørende oppfølging av pasient etter et sykehusopphold eller knyttet til en epikrise
• Spørsmål om legemiddelbehandling
• Ettersende tilleggsopplysninger
• Etterspørre epikrise

For spesialisthelsetjenesten (SØ):

• Innhente tilleggsinformasjon knyttet til mottatt henvisning for å kunne gi riktig vurdering og prioritet
• Spørsmål knyttet til inneliggende pasient, et poliklinisk forløp, oppfølging av pasienter med kroniske sykdommer
• Spørsmål om legemiddelbehandling
• Ettersende tilleggsopplysninger

Hvor kan jeg sende til i Sykehuset Østfold?

Dialogmeldinger skal adresseres til aktuelt fagområde. Bruk tjenesteadresser hentet fra Norsk Helse Netts adresseregister.

Merk1: Avdeling for bildedagnostikk og Senter for laboratoriemedisin bruker ikke dialogmeldinger. Disse avdelingene må inntil videre kontaktes på telefon.

Merk2: Følgende tjenester er ikke tilknyttet fagspesifikke avdelinger og skal ikke velges ved adressering av dialogmeldinger:

• Forskrivning (kun internt fra SØ)
• PLO Innleggelse Somatikk (skal kun benyttes i PLO-meldingsutveksling med kommunen).
• PLO Innleggelse Psykiatri (skal kun benyttes i PLO-meldingsutveksling med kommunen).
• Digitale innbyggertjenester (kun internt for SØ):
• Fellesfaglig avsenderadresse (er default ved REPLY til SØ. Ellers kun for SØ). 
• Meldeordning uønsket hendelse, synergi (kun internt for SØ).
  

Dialogmeldinger sendt til disse tjenestene vil bli besvart med avvik, og med henstilling til å velge riktig fagområde.

Brukerveiledning for legekontor

PriDOK

SystemX

CGM

InfoDoc

Varsling og nødrutiner

Planlagt nedetid som påvirker pleie- og omsorgsmeldinger og dialogmeldinger

Driftsavtalen

Annen informasjon

Henvisning og rekvirering

Elektroniske meldinger - eksterne kommunikasjonsparter

Samarbeidsavtale IKT

Program for meldingsutbredelse